SUSPENSÃO DE CONTRATO - MENSAGERIA

22/04/2020 16h30 - Atualizado em 22/04/2020 17h04

Boletim Informativo GECOR/SUBAD/SEGER 001/2020 – Contrato nº 011/2016 - Mensageria

Diante das medidas estabelecidas pelo Governo do Estado para enfrentamento da pandemia do novo Coronavírus (Covid-19), como a implementação de formas remotas de trabalho nas repartições estaduais, observa-se uma drástica redução no volume de tramitação de processos e documentos físicos expedidos via Serviço Estadual de Mensageria, por meio do Contrato N.º 011/2016, celebrado com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – EBCT.

Deste modo, visando adequar a prestação do serviço ao momento atual, tanto no tocante à redução de sua demanda, quanto pelo risco de contaminação pela circulação de volumes físicos entre os órgãos, informamos que o referido serviço será suspenso no período de 1º de maio a 31 de julho de 2020, conforme Termo de Suspensão de Contrato,  publicado na edição do DIOES de 22/04/2020.

Assim, como forma de mitigar essa suspensão e manter a normalidade na movimentação externa de documentos entre as unidades estaduais durante esse período, a Seger orienta os gestores, nos casos em que for possível, a observarem as seguintes recomendações:

  • Os documentos avulsos deverão ser digitalizados e encaminhados pelo Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs);
  • Os processos físicos com até 50 páginas deverão ser digitalizados, autuados no e-Docs e tramitados para a unidade desejada, via e-Docs;
  • Os processos com mais de 50 páginas deverão ter suas principais peças digitalizadas, autuadas como novo volume e tramitadas para a unidade desejada, via e-Docs;
  • Em casos excepcionais, o transporte de processos físicos poderá ser realizado com veículo do próprio órgão, tendo como critério o acúmulo de número razoável de processos sem prejuízo ao atendimento de prazos. Caso não haja veículo disponível, o órgão poderá utilizar o serviço transporte por aplicativo;
  • A coleta programada de correspondências poderá ser solicitada aos Correios, conforme orientação disponível neste no link: http://www.correios.com.br/coronavirus/boletim/implantacao-do-servico-de-coleta-de-encomenda-para-clientes-com-contrato.

Por fim, cabe ressaltar que os processos físicos com conteúdo total ou parcialmente convertido para o e-Docs deverão obedecer o que estabelece a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de cada órgão, que é o instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos.

Atenciosamente,

GERÊNCIA DE SERVIÇOS CORPORATIVOS-GECOR

SUBSECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL-SUBAD

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